10 küsimust, mis aitavad paremini lahti mõtestada kõige olulisemad andmehaldusega seotud vajadused ja võimalused.
Selleks, et oma andmeid õigesti kasutada ja neist maksimaalselt kasu saada on oluline, et kogu organisatsioon mõistaks andmehaldust ja sellega seotud protsesse vähemalt enam-vähem sarnaselt. Selleks, et aidata andmehalduse teemat mõtestada ja andmetest võimalikult kiirelt kasu saada panime kokku küsimustiku, mille koos läbi käimine võiks aidata kaasa andmehaldusega alustamisel:
1. Milliseid tegevusi ja otsuseid meie andmed praegu toetavad?
Millistes tööprotsessides, teenustes, otsustes või aruannetes me oma andmeid kasutame?
Millistele küsimustele peame oma igapäevatöös või juhtimisotsuste tegemisel usaldusväärseid vastuseid leidma?
Kus põhjustavad puuduvad, ebapiisavad või ebausaldusväärsed andmed praegu viivitusi, käsitööd, lisakulusid või riske?
2. Kas teame, millised andmed meil (organisatsioonis/tiimis) on?
Milliseid andmeid meie tiim igapäevaselt loob, saab ja kasutab?
Kas kuskil on nimekiri või register andmetest, mida me kasutame või on see teadmine peamiselt protsessi eest vastutavate inimeste peades?
Millised andmed on meie teenuste, otsuste, aruandluse, riskijuhtimise või nõuete täitmise seisukohast kõige olulisemad?
3. Kas mõistame asju ühtemoodi?
Kas meil on äriliselt oluliste mõistete (nt „toode“, „müük“ või „klient“) jaoks definitsioonid kokku lepitud?
Kas need definitsioonid on kirja pandud (nt Excel või Confluence) ja kergesti leitavad või me lihtsalt eeldame, et me kõik mõistame neid termineid sama moodi?
Kui eri osakondade, süsteemide või aruannete tulemused ei ühti, kuidas otsustame, milline tulemus on kasutamiseks sobiv?
4. Kes vastutab andmete eest?
Kes on meie kõige olulisemate andmete tähenduse, kvaliteedinõuete, kasutusreeglite ja kättesaadavuse eest vastutavad isikud ja kas kõik (sh nemad ise) teavad, kes need on?
Kellele ja kuidas teatatakse andmetega seotud probleemidest ning kes vastutab vigade parandamise eest?
Kuidas jätkub töö siis, kui oluline andmetega seotud teadmine on ühe inimese käes ning ta on eemal või lahkub töölt?
5. Kas teame, kust meie andmed pärinevad ja kuhu need liiguvad?
Milline on oluliste andmete ametlik allikas ning kas inimesed kasutavad seda või töötavad paralleelsete (isiklike) koopiatega?
Kas teame, kuidas milliseid teisendusi ja arvutusi andmetega analüüside, raportite või teenuste tarvis tehakse?
Milliseid väliseid andmeallikaid me kasutame ning kas nende päritolu, kasutustingimused ja usaldusväärsus on teada ja vastavad meie vajadustele?
6. Kas vajalikud andmed on leitavad ja õigetele inimestele liigipääsetavad?
Kas töötajad teavad, kust leida enda töö jaoks vajalikud andmed?
Kuidas inimesed vajalikele andmetele ligi saavad ning kuidas ligipääsud antakse või peatatakse?
Kas on olnud olukordi, kus kellegi töö on kannatanud ebapiisva andmetele ligipääsu tõttu või on keegi ligi pääsenud andmetele, millele neil ei tohiks ligipääsu olla?
7. Kas andmed on meie vajaduste jaoks piisavalt usaldusväärsed?
Kas meie andmed on vajalike otsuste või tööülesannete tegemiseks piisavalt terviklikud, õiged, järjepidevad ja ajakohased?
Milliseid andmekvaliteedi probleeme inimesed praegu osana oma igapäevatööst lahendavad, kui palju aega sellele kulub ning kuidas see mõjutab meie protsesside efektiivsust?
Kuidas praegu kvaliteediprobleeme avastatakse ja lahendatakse ning mida tehakse nende kordumise vältimiseks?
8. Milliste nõuete või regulatsioonidega me peame oma andmeid kasutades arvestama?
Millised õiguslikud või lepingulised nõuded kehtivad meie poolt kasutatavate andmete kogumisele, kasutamisele, jagamisele ja säilitamisele?
Millised meie andmed sisaldavad isikuandmeid (isikute nimed, isikukoodid, terviseandmed jms), konfidentsiaalset informatsiooni või muud tundlikku teavet ning kes võib neid andmeid kasutada?
Mis juhtub, kui me ei käitle tundlikke andmeid korrektselt või esitame nõuete täitmiseks ebakorrektseid andmeid?
9. Mis takistab praegu paremat andmekorraldust?
Kas peamiseks takistuseks on ajapuudus, ebaselged vastutused, vähesed teadmised või oskused, puudulik koostöö või selgelt paika pandud tööprotsesside puudumine?
Kas andmekorralduse parandamiseks on olemas juhtkonna toetus ja piisavad ressursid?
Kas oleme varem proovinud mõnda andmetega seotud probleemi lahendada ning miks see lähenemine toimis või ei toiminud?
10. Kust me võiksime alustada parema andmekorralduse juurutamisega?
Millise protsessi või töölõigu puhul me võidaks kõige rohkem arusaadavamatest ja usaldusväärsematest andmetest?
Kus meil oleks võimalik kõige lihtsamini ja kiiremini luua mõni meie enda andmete edulugu (nt vähem käsitööd, vähem vaidlusi ja vigu, kiirem aruandlus vms)?
Kes võiks olla tegevuse eestvedaja, millised osapooled tuleb kaasata ja kuidas hindame, kas olukord on tegelikult paranenud?