Andmed on igas ettevõttes
Mõistet "Andmed" seostatakse sageli suurema keerukusega, kui see vääriks. Arvatakse, et andmed on seotud suurte ettevõtete, keerukate platvormide ja märkimisväärsete investeeringutega spetsialiseeritud süsteemidesse, muutes nende rakendamise kulukaks, raskesti hallatavaks ja asjakohaseks ainult digitaalselt orienteeritud ettevõtetele, mis tegutsevad palju suuremas mahus. Tegelikult on andmed juba olemas peaaegu iga organisatsiooni igapäevases tegevuses.
Andmed on lihtsalt teave selle kohta, kuidas ettevõte toimib. Need võivad olla numbrid, kogused, mõõtmised, vaatlused, tehingud või mis iganes, mis kirjeldab äritegevust. Iga organisatsioon genereerib andmeid, olenemata sellest, kas nad neid aktiivselt haldavad või mitte. Kuigi andmete tüüp erineb tööstusharuti, jääb nende eesmärk samaks: aidata organisatsioonidel mõista, kuidas nad toimivad, ja teha paremaid otsuseid, asendades eeldused tõenditega.
Andmed on üks ettevõtte väärtuslikumaid varasid, kuid lihtsalt info salvestamine tabelites, aruannetes või operatsioonisüsteemides ei taga väärtust. Kui andmed on hajutatud mitme allika vahel, raskesti ligipääsetavad või seotud infost eraldatud, muutub trendide tuvastamine ja olulistele küsimustele vastamine keerulisemaks. Andmete täielikuks kasutamiseks vajavad organisatsioonid struktureeritumat lähenemist nende haldamiseks ja kasutamiseks.
Andmestrateegia ja andmelahendused: andmete kasulikuks muutmine
Selleks, et muuta info äriliseks väärtuseks, vajavad organisatsioonid selget lähenemist andmete haldamiseks ja praktilisi lahendusi nende rakendamiseks. Andmestrateegia annab suuna, samal ajal kui andmelahendused on vahendid selle strateegia rakendamiseks.
Andmestrateegia (data strategy) on plaan, kuidas organisatsioon haldab, kasutab ja kaitseb oma andmeid ärieesmärkide saavutamiseks. Selle eesmärk on tagada, et info on usaldusväärne (andmete kvaliteet), ligipääsetav (turvaline ja piiratud ligipääs andmetele) korrektselt hallatud (andmehaldus) ja ärieesmärkidele vastav. Lihtsustatult öeldes vastab andmestrateegia põhiküsimustele nagu:
· Milliseid andmeid meil vaja on?
· Kust nad tulvad?
· Kellele nad kuuluvad? Kes vastutab andmete õigsuse eest?
· Kes peaks sellele ligi pääsema?
· Kuidas tagada, et andmed on täpsed ja ajakohased?
Andmestrateegia aluse moodustavad tavaliselt mitu elementi:
· Andmete kvaliteet tagab, et info on täpne, täielik, järjepidev ja ajakohane.
· Andmete ligipääsetavus tagab, et õiged inimesed pääsevad vajalikule infole ligi just siis, kui nad seda vajavad.
· Andmehaldus (data governance) määratleb omandiõiguse, vastutuse, reeglid ja protsessid andmete haldamiseks kogu organisatsioonis.
· Andmearhitektuur ja integratsioon määravad, kuidas info liigub süsteemide vahel ja kuidas erinevad andmeallikad on omavahel seotud.
· Andmeanalüütika (data analytics) pakub meetodeid ja tööriistu andmete analüüsimiseks, trendide tuvastamiseks, äriküsimustele vastamiseks ja otsuste toetamiseks.
Ilma nende alusteta kulutavad töötajad sageli märkimisväärselt aega info otsimisele, info õigsuse valideerimisele, vastuoluliste arvude kooskõlastamisele või otsuste tegemisele puudulike andmete põhjal.
Andmelahendus (data solutions) on andmestrateegia praktiline rakendamine. Kui strateegia määratleb, kuidas andmeid hallata, pakub andmelahendus selleks vahendid. Selle eesmärk on koguda teavet (andmeid) erinevatest allikatest, organiseerida seda ja muuta see ärikasutajatele kasulikul kujul kättesaadavaks.
Andmelahenduse sisend võib tulla paljudest allikatest, nagu ERP-süsteemid, CRM-süsteemid, finantstarkvara, laohaldussüsteemid, tootmissüsteemid, tabelarvutused või välised andmepakkujad. Väljundiks võivad olla juhtpaneelid, aruanded, prognoosid, hoiatused, analüütilised tööriistad või muud rakendused, mis aitavad inimestel mõista, mis ettevõttes toimub.
Andmelahenduse kasutajad ei ole tehnilised spetsialistid. Nad on juhid, müügimeeskonnad, finantsspetsialistid, tootmisjuhid, projektijuhid ja ärijuhid, kes vajavad otsuste tegemiseks usaldusväärset teavet. Andmelahenduse eesmärk ei ole pakkuda rohkem andmeid, vaid anda õige info õigetele inimestele õigel ajal.
Oluline tulemus: äriväärtus
Andmete kogumine, andmestrateegia määratlemine ja andmelahenduste rakendamine ei ole iseseisvad eesmärgid. Nende eesmärk on aidata organisatsioonidel tõhusamalt tegutseda, teha paremaid otsuseid ja saavutada paremaid ärilisi tulemusi. Kui info on usaldusväärne, kättesaadav ja järjepidevalt, muutub otsuste tegemine kiiremaks ja enesekindlamaks. Organisatsioonid saavad parema ülevaate oma tegevusest, vähendavad käsitsi aruandlust, parandavad prognooside täpsust ja jaotavad ressursse tõhusamalt. Tehisintellekti kasutuselevõtu kasvades muutuvad kvaliteetsed ja kättesaadavad andmed samuti usaldusväärsete ja kasulike tulemuste saavutamiseks hädavajalikuks.
Nende tulemuste saavutamiseks on vaja enamat kui ainult andmeid. Andmed ilma strateegiata tekitavad segadust. Strateegia ilma lahendusteta loob plaane, kuid mitte tulemusi. Lahendused ilma selgete ärieesmärkideta loovad tehnoloogiat, millel on vähe väärtust. Organisatsioonid vajavad kõiki kolme: andmeid info pakkumiseks, strateegiat, kuidas seda infot hallata ja kasutada, ning lahendusi, mis teevad selle kättesaadavaks ja rakendatavaks. Ainult siis, kui need elemendid koos töötavad, muutuvad andmed võimsaks ärivaraks, mis toetab paremaid otsuseid, parandab operatiivset tulemuslikkust ja toob lõpuks mõõdetavat ärilist väärtust.