Miks on kõigil kogu aeg kiire ja kuidas andmed selle lõpetaksid

Märt Ridala, Datasky tegevjuht

Andmete analüüsimine on igas olukorras ja mistahes suurusega organisatsioonile üks rahaliselt kõige kasulikumaid töid. Pole harvad juhtumid, kus poole tunniga leitakse võimalus säästa või teenida tuhandetes eurodes lisatulu, kommenteerib Eesti andmevaldkonna tarkvarafirma DataSky juht Märt Ridala.

Andmete kasutamine, protsesside jälgimine ja mõõtmine aitaks lahendada ka ühe laialt levinud probleemi ehk selle, et «kõigil on kogu aeg kiire». Paljudes organisatsioonides on paraku nii, et kõigil on kogu aeg kiire seetõttu, et töid ja projekte hakatakse tegema ilma selge arusaamata nende tegelikust mõjust ja väärtusest.

Näiteks sünnib organisatsioonides sageli juhtide koosolekutel uusi ideid ja algatusi, mis lükatakse kiiresti käima, kui nende elluviimine jääb just töötajate kanda. Kuna tööjõudu asutuse sees tajutakse tasuta ressursina, ei mõelda enne töö alustamist, kas töö tegelik kasu õigustab sellele kuluvat aega ja raha.

Olukord muutub aga kardinaalselt siis, kui idee elluviimiseks on vaja palgata mõni spetsialist väljaspool asutust. Sel juhul kaalutakse palju põhjalikumalt, kas töö on vajalik ja kas selle tulemus õigustab kulu, sest hinnasilt toimib filtrina.

Andmetel põhinev juhtimine ja mõõtmine looks sama distsipliini ka tööde puhul asutuse sees, aidates eristada olulist ebaolulisest ja vähendada viljatut sahmerdamist. Selliste lahenduste loomisega me iga päev tegelemegi: aitame organisatsioonidel korrastada andmete haldamise protsesse ja ehitada tehnilisi platvorme, mis toetavad paremate otsuste tegemist igal tasandil.

Mis takistab andmete kasutamist?

Sageli on takistused lihtsalt inimlikud: paljudele inimestele ei meeldi Excel ja arvutamine ning otsuseid tehakse pigem kõhutunde ja emotsioonide järgi, mitte pärast andmete analüüsimist.

Samamaoodi käitutakse andmete kasutamisel, arvutamisel ja modelleerimisel. Juhtimisalaselt räägitakse rohkem coaching’ust, kaasavast juhtimisest ja muudest pehmetest teemadest, kuigi näiteks ärimudeli modelleerimine või kulude kontrollimine Excelis on iga organisatsiooni jaoks fundamentaalse tähtsusega.

Teine suur takistus on see, et andmeid ei ole. Või kui on, ei saa neid kergelt kätte – puuduvad sobilikud tööriistad. Nii ei saagi otsuse tegija oma otsuse tegemiseks andmetest head ülevaadet, sest nendeni pääsemine on liialt koormav.

Tihti arvatakse, et otsuseid teeb vaid juhtkond, kuid tegelikult teevad otsuseid kõik organisatsiooni töötajad. Iga päev langetatakse kümneid väikeseid, kuid kokkuvõttes väga mõjukaid valikuid – millist tööriista mingi ülesande jaoks kasutada, millist klienti teenindada esmajärjekorras või kui palju aega ühe töö peale kulutada.

Oleks mõistlik, et iga sellise otsuse juures oleks töötajatel kohe olemas andmetel põhinevad soovitused, mitte ainult sisetunne või harjumus.

Miks andmeid pole?

Andmete puudumine omakorda on aageli tingitud rollide ja motivatsiooni nihkest – see, kes andmeid teab ja saaks neid sisestada, ei saa nende kasutamisest alati ise otsest kasu. Sellal aga ei saa inimene, kellele neid andmeid kõige rohkem vaja oleks, neid sisestada, sest tal puudub vajalik teadmine.

Hea näide on müügiprognoosi koosamine. Prognoosi saavad realistlikult koostada üksnes müügispetsialistid või müügitiim. Samas, müügiüksusel endal sageli väga suurt vajadust detailse ja täpse prognoosi järele ei ole – «me ju enam-vähem teame, mis toimub». Küll aga on müügiprognoosi täpsus ülimalt tähtis, et plaanida tootmist, hankimist ja laoseisu.

Seetõttu peabki müügispetsialist sisestama ja haldama andmeid, mida kasutavad teised üksused. Ja vastupidi: kui laoüksus teab, et mõni toode on otsas või selle tarnimine hilineb, on müügiüksusel seda vaja teada, et mitte anda klientidele katteta lubadusi. Andmed muutuvad väärtuslikuks alles siis, kui need liiguvad üle üksuste piiride ning seda mugavalt, automaatselt ja nutikate süsteemide toel.

Kõiki kirjeldatud olukordi saab lahendada ja edukad on need organisatsioonid, kus andmete kasutamine on läbi mõeldud ja kus igal töötajal on otsuste tegemiseks andmed olemas.

Andmed on kõige paremini kättesaadavad siis, kui nende kogumiseks, haldamiseks ja kasutamiseks on loodud ja kasutusele võetud mõistlikud tarkvaralahendused ja õiged protsessid. Nende loomisega saab suutlikkuse korral tegeleda ise, kuid samuti on võimalik kaasata kogenud partner.

Kuna andmeid on sageli palju ja pilt kirju, on nendega toime tulemine midagi, kus kogenud spetsialistide loodud töövõtted ja süsteemid on hindamatu väärtusega. Mida lihtsamaks ja mugavamaks on andmete kasutamine tehtud, seda suurema tõenäosusega soovivad töötajaid neid ka kasutada.

Avaldatud esimesena Postimees Majandus portaalis.